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¿Estamos preparados para la nueva oficina?

Nuestra manera de trabajar está cambiando. El home office llegó para quedarse y el futuro de la oficina física enfrenta nuevos desafíos.

Nos preguntamos, ¿cómo re-diseñaremos nuestras oficinas para adaptarlas a esta nueva manera de trabajar, mitad home office, mitad presencial?, ¿cómo impactan estos cambios en las finanzas?.

En PM70 abordamos este nuevo desafío y te queremos invitar a re-pensar la oficina juntos.

En 2020 comenzamos un largo recorrido de adaptación. Nos descubrimos resilientes, no sólo al cambio de nuestro espacio laboral, sino también de nuestra manera de trabajar. Este fue sin duda un momento de grandes desafíos para las empresas y los colaboradores dado que nos vimos repentinamente forzados al trabajo remoto.

Hemos adaptado -de la mejor manera posible- las comodidades de nuestros hogares para que sirvan de oficina. Si bien los resultados fueron muy variados, dependiendo del tamaño de la vivienda y de la familia, de la edad de los niños y de las bondades de la conexión a internet, tanto las compañías como los equipos de trabajo descubrimos que esta nueva modalidad traía múltiples beneficios.

Es entonces que nos preguntamos, ¿el home office llegó para quedarse? Y la respuesta es Sí, sin duda. El futuro del trabajo nos presentará un balance entre oficina y home office, trayendo consigo nuevos desafíos para las empresas.

Estamos ante una nueva bisagra en el mundo de la arquitectura corporativa. Las oficinas ya no serán iguales a lo que estábamos acostumbrados y el home office generará cambios culturales en todas las empresas, repercutiendo en las calculadoras de los financieros. 

A continuación indagaremos en las 4 principales preguntas que están en la agenda del Real Estate de las grandes compañías. Y que demandan respuestas urgentes.

¿Por qué necesitamos tener una oficina?

Si bien el rol de la oficina física tendrá que redefinirse, esta va seguir siendo el lugar de referencia donde se materialice  “el propósito” de la empresa, el punto focal donde se gesten los pequeños encuentros y los grandes logros. 

Es muy probable que las tareas que se puedan realizar desde la casa queden en ese ámbito y que, por el contrario, la oficina se consolide como espacio de reunión y de encuentro. Pero difícilmente podamos concebir una empresa sin un espacio donde sucedan las reuniones de directorio, un archivo con información de recursos humanos o una cafetería donde ocurran las charlas de café. Estas cuestiones no logran adaptarse completamente a la nueva virtualidad. Imaginemos lo desconcertante que sería el proceso de incorporación de un nuevo miembro del equipo a través de reuniones de Zoom! O festejar el cumplimiento de metas brindando por Whatsapp.

La oficina física va a ser clave para la vida social de la empresa. Es justamente allí donde se consolidarán los grupos de trabajo y se forjará la parte humana de las relaciones laborales, sin pantallas de por medio.  

Necesitamos comenzar a pensar a la oficina como un espacio para el intercambio; un espacio colaborativo y flexible, de planta libre que potencie la creatividad, la interacción y la vida social de la empresa, fomentando la espontaneidad. A estos conceptos se les sumarán las áreas al aire libre, el contacto con la naturaleza y la búsqueda de lugares más cálidos y relajados, que estén más asemejados al hogar.  

Algo fundamental en este punto es que cobrará aún más fuerza el rol de la oficina como comunicador de la identidad y de la cultura de la compañía. Será la encargada de transmitir el propio espíritu de la empresa y hacer a sus empleados sentirse parte y “ponerse la camiseta”. 

Es importante tomar en consideración que no todos tienen en su casa las mejores condiciones para concentrarse en el trabajo. Y muchos puestos van a necesitar trabajar en un lugar determinado, por su cercanía a la planta productiva, a oficinas públicas o al sitio donde se presta un servicio.

¿Cómo serán los nuevos puestos de trabajo?

Durante los últimos meses hemos asistido a la presentación de muchas soluciones de higiene y distanciamiento. Medidas de seguridad que, aunque son importantes para “la vuelta”, tendrán una vida fugaz.

Nadie puede imaginar que una vez aprobada la vacuna contra el virus las medidas provisorias de trabajar “escritorio de por medio” o atender detrás de un acrílico persistan en el tiempo. 

De hecho, en el caso probable de que otro virus se presente más adelante, la solución ya está entre nosotros: se llama Home Office! Y ha demostrado funcionar perfectamente!

El proceso más interesante es el que surge de pensar la nueva normalidad como algo permanente y duradero. Una modalidad en la que el trabajo presencial en la oficina se va a intercalar con el teletrabajo. 

 

 

¿Cómo serán las reuniones en el futuro?

Las salas y los lugares de reunión deberán estar preparados para la virtualidad.  Vemos en el horizonte la proliferación de reuniones mixtas, con parte del equipo participando desde casa. La tecnología cumplirá un rol fundamental en este aspecto y los últimos avances tecnológicos en videoconferencias y reuniones virtuales serán nuestros aliados. 

En esencia, las reuniones del futuro no serán muy distintas a lo que conocemos, salvo porque serán el principal motivo para encontrarnos en la oficina, vernos cara a cara y cultivar las virtudes del trabajo en equipo. Eso nos hace pensar que seguramente los espacios de reunión serán más necesarios que antes y también de uso más intensivo.

Es importante no perder de vista la necesidad de albergar también las grandes reuniones, los eventos donde se junta el equipo extenso y donde el espíritu de la compañía llega a todos. Los espacios abiertos y mixtos, como las cafeterías multipropósito cobran fuerza en ese escenario.

¿Cambiará el gasto en real estate?

Muchos financieros ya están haciendo números. La cuenta es sencilla: si un día cualquiera el 30% de los empleados está haciendo trabajo remoto, sólo se necesita el 70% de los escritorios!

El esquema de puestos no asignados o hot desks, que ganó algunos adeptos entre las grandes empresas en la década pasada, posiblemente se torne moneda corriente, otorgándonos mayor flexibilidad y ahorro de superficie de oficinas. Claro está que este concepto deberá ser aggiornado y perfeccionado. A los conocidos lockers y escritorios limpios se sumarán los espacios colaborativos abiertos, los barrios temáticos y todo un repertorio de soluciones tecnológicas para que la experiencia sea mucho más atractiva y enriquecedora.

El caso típico para una empresa promedio de 200 empleados, nos muestra una reducción de ocupación del 25% con su respectivo 20% de ahorros en gasto corriente. Un número para tener muy en cuenta.

 

 

Como en muchas otras áreas, la pandemia trajo consigo la aceleración de los procesos de cambio. Los desafíos están planteados y las soluciones forman parte de un repertorio ya conocido. Se abren enormes potencialidades a desarrollar en la nueva normalidad que está por comenzar. 

La oficina está por cambiar. ¿Estamos preparados? 

PM70 Arquitectos